事例紹介訪問介護×ICT導入事例

小林様：私が経営に関わり始めた約9年前は、制度改正の影響や事務業務の多さで事業所が疲弊してしまっていました。日ごろからご利用の方へのケアの質向上に努め、一生懸命サービスを提供しているにもかかわらず、事務の領域で事業所に負担がかかっている状況に納得がいきませんでした。

小林様：4年ほど前から厚生労働省の社会保障審議会の中でも、「事務業務にかかる時間を半減させる」といったことが言われ始めた時期でもあり、将来的に日本の介護現場でも事務業務の効率化が当たり前になるだろうなと感じていました。
そうした背景もあり、当時から現在まで「事務業務をいかに効率化できるか」をテーマに取り組み続け、カイポケ訪問記録の導入を通じて様々なカイポケサービスで業務効率化を図ることができています。

小林様：カイポケ訪問記録がきっかけで初めてスマホを操作する職員もいたため、慣れるまでは記録漏れが多発するのではないかと心配していました。しかし結果的には、記録漏れもほとんど発生せず、全体の90％近くの職員が最初の1ヶ月でスマホ記録に移行できました。システム担当の職員との間では「初月は半分がスマホ記録に移行できれば良い方かな」とも話していたので、当初の想定よりはスムーズに移行できたのではないかと感じています。

小林様：事業所全体でスマホ操作習得をサポートしあえる環境を整えられたことがよかったと思っています。日常でスマホ操作に慣れている職員たちを教育担当として指名し、業務時間内でも操作で分からないことがあればすぐに聞ける体制を整えました。このようなサポート体制により、職員からスマホ記録への拒否感もなく、現場業務とスマホ記録への移行をうまく両立できたのではないかと思います。

小林様：一番効率化できた業務は、月末の記録用紙の扱いですね。紙記録で運用していた時は月間で約2,000枚近くの記録用紙が事業所に集まり、ヘルパーごとにまとまっている紙記録をご利用の方ごとに仕分けなおしたり、記載されている内容を転記するのにサ責をはじめ正社員にかなり大きな負担がかかっていました。
スマホ記録を導入した結果、2,000枚もあった記録用紙が完全になくなり、転記作業についてもカイポケ本体に自動で連動されるので不要となりました。正直なところスマホ記録のおかげで月末がだいぶ暇になったと思っています(笑)それとともに、「今まで事務業務にどれだけ手間がかかっていたんだろう」とも思います。

小林様：スマホ記録への切り替えにあたり、ご利用の方、ご家族には書面で2か月前にご案内させていただきました。特に反対意見などの問題はなく、ご理解いただけました。紙記録の時代から、重要事項などは別の用紙に記載していたので、紙記録がなくなることに対して問題がなかったようです。ケアマネの方についても日ごろからご利用の方の情報共有などができていたので特に反対意見は出ませんでした。

小林様：居宅介護(障害)の話になりますが、障害分野に関しては介護保険よりも法定書類が多く、やり取りも多くなってしまいます。その中でスマホ記録の導入についてもやり取りをしています。スマホ記録ではGPSで証跡は取れるので仕組み上は全く問題がないと思い、その線で行政の担当の方と折衝を重ねていました。

小林様：行政担当の方とのやり取りが苦手という方もいらっしゃるかもしれませんが、私の場合は部署が違ったとしても話しやすい職員の方を見つけ出し、その方にピンポイントで話に行くようにします。役所にもいろんな人がいると思います。その中で話しづらい人と話をするより、話しやすい人と話をしたほうが難易度はグッと下がるかなと思います。
利用者様・ケアマネ様・行政どれも共通して言えることですが、日ごろからいいコミュニケーションがとれていれば事業所としての動きも問題なく理解いただけることが多いのではないかと思います。