事例紹介訪問介護×ICT導入事例

こうしてはじまった「わらく」のICT導入プロジェクト。そこでリーダーとして指名されたのが小川様でした。小川様は、デイサービスでの生活相談員を経て、訪問介護員として「わらく」に参加。佐々様が厚い信頼を寄せる職員の一人です。佐々様からICT導入リーダーに指名されたときのことを小川様はこう振り返ります。

小川様

はじめての取り組みなので当然不安はありました。しかし、紙の実施記録票からレセプトへの実績転記作業にはかなり手間がかかっていましたから、これが大幅に短縮される可能性があるということであれば、チャレンジしてみたいと思うようになりました。

この日を境に佐々様と小川様の二人三脚がはじまります。4月1日の全職員に向けてまずは何をすべきか。それは、まずは二人が“隗より始めよ”の精神で、スマートフォンでの実施記録業務に挑戦することでした。実施記録を行うための業務端末としては「カイポケモバイル」を採用することに決めました。

佐々様

要配慮個人情報を扱う介護事業所において個人端末の業務利用は望ましくない（※）ため、業務端末の必要性は感じていました。費用面が懸念だったのですが、「カイポケモバイル」なら通信料・通話料・端末代が全て込みでも低価格ということで、安心して導入することができました。

※「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」において、個人の所有する端末の業務利用は禁止されています

佐々様と小川様分の「カイポケモバイル」が届いたところで、いよいよ「カイポケ訪問記録」の試験運用がスタート。スマートフォンでの実施記録そのものに関しては、二人とも比較的早期に習得されたそうです。しかし、大変なのはここからでした。

まず、佐々様は、それまでExcelで行っていたシフト作成をカイポケに切り替えることになりました。マニュアルを片手に、ときにはカスタマーサポートに問い合わせながら、忙しい本来業務の合間を縫ってカイポケでのシフト作成方法を一つ一つ習得されたそうです。

佐々様

たとえばシフト表一つとってもカイポケにはいろいろな様式がありますが、それまでExcelで作っていたものと全く同じものではありません。どの様式であればスムーズに切り替えられそうか等試行錯誤を重ねました。

また、小川様には、他の職員様への導入サポートという重要な任務が待っていました。積極的な反対こそ出なかったものの、スマートフォンでの実施記録に対する職員様の反応は様々。これまでスマートフォンを利用したことの無い方や、最近らくらくスマホを購入したばかり...という方もいらっしゃったといういうことで無理もありません。

佐々様

そろそろ職員全員分の「カイポケモバイル」が事業所に届くかなというタイミングになって、「はぁ...こないでほしい」という嘆息も聞かれました（笑）

そのような状況をみて、小川様は単発の集合研修では職員全員にスマートフォンでの実施記録を定着させるのは難しいのではないか、と考えるようになったそうです。そこで徹底した個別サポートを行うことにしました。

小川様

複写式の実施記録票とスマートフォンの画面の項目を一つ一つ突き合わせながら、職員の習熟度に合わせてサポートを行ったのですが、これが上手くいきました。最高齢で69歳の職員がいるのですが、その職員が一番早くスマートフォンでの実施記録方法を習得してしまいました。年齢はそれほど関係無いのかもしれませんね。