事例紹介通所介護×ICT導入事例

渡邊様：法人として、「とにかく利用者様のために働こう」という考えを常に持って運営しております。そのためには、利用者様と向き合う時間が必要で、とにかく事務作業に係る時間を削減しなければならないと考えていました。デイタブレットを活用することで記録や請求などの業務にかかる時間を削減できれば、より利用者様に寄り添う時間が作れるのではと思い、導入を検討しました。

渡邊様：はじめはデイタブレットの使い勝手が悪いと結局現場の負担になってしまうのではないかという不安を持っていましたが、導入前にカイポケで開催しているタブレットセミナーに参加し、基本操作等の理解や不明点を解消することができたので安心して導入に踏み切れました。 とはいえ、現場の職員からは導入に不安の声も上がっていたので、不安なく操作できるように伝えるところが最初の課題だったかと思います。

渡邊様：全体研修ではなく、OJT形式で職員には伝えました。 全体研修だと、説明を聞くだけになり理解度が低いままになってしまうと感じていたからです。今までの経験上も、全体研修では伝えたことの10％くらいの理解度になってしまっていました。そのような状況のため、時間と手間はかかるかもしれませんが、OJT形式で職員に伝えることにしました。 具体的には、朝8:30から業務を開始して、利用者様が来所されるまでの時間を使いました。その場で分からない点を聞きながら進めることができるので、理解度は高く、初めは不安に感じていた職員でも1か月で基本操作を習得してくれました。今では音声入力なども使いこなしており、「難しいと思ってたのは思い込みでしたね」と言っているほどです。

渡邊様：記録自体はスムーズに入力ができるようになりましたが、本来入力する場所と違うところに記録をしてしまったり、記録したつもりができていなかったなどのミスが多くなってしまいました。 このようなミスは、当日のうちに対処しないと月末の請求時期に修正などで大変になってしまうため、ミスを如何に無くすか、早期発見ができるかという部分が課題になりました。

渡邊様：タブレットの記録内容と紙でも記載している情報をその日のうちに突合させるようにし、内容に差分がない状態で一日を終えるようにしました。突合させること自体は少し手間に思うかもしれませんが、この作業がないと月末にミスが発生した場合、修正に膨大な時間がかかります。結果的に月末の請求業務の負担が軽減できています。 また、ミスをなくすために、職員には分からないことはその日のうちに解決するように伝えています。事業所内で解決できないときはチャット等でやり取りするようにしていますので、解決もスムーズにでき、ミスも徐々に減ってきていると感じます。

渡邊様：午前・午後の2単位制で運営しています。共通の流れとしては、 各単位の初めに利用者様の確認を行います。その際はタブレットの利用一覧を見ながら入力していきます。利用者様が到着されたら、看護師がバイタルチェックを実施し、タブレットに入力します。 その後準備運動・機能訓練に移りますが、タブレット記録は一人の職員がフロア全体を見ながら対応するようにしています。そうすることで利用者様の異変などにも気づくことができるようになっています。この運用は私ではなく、職員が意見を出し合い考えてくれた運用になります。 機能訓練終了後は再度バイタルチェックを行い、帰りの送迎を実施して終了の流れです。利用者様が送迎に出られた後にタブレット記録と紙記録の突合を必ず実施しています。

渡邊様：主に請求業務にかかっていた時間が大幅に削減できていると感じます。タブレット導入前は紙の記録から転記をする必要があったため、かなり負担がかかっていました。先ほども言いましたが、タブレット記録のミスにより実績修正が発生するためまだ少し時間がかかる部分がありますが、そこの改善ができれば、利用者様一人当たり30分ほど効率化できるのではと思います。

渡邊様：コロナ禍で通所介護の運営が難しい部分があると思いますが、「とにかく利用者様のために働こう」という考えはブレることなく運営し続けています。また、昨今ICT化という言葉が多く聞かれると思いますが、今がICT化するチャンスだと思いますし、逆にICTできないと業界の流れに取り残される恐れがあるかと感じています。コロナ禍の今だからこそ投資をするチャンスと捉えることも必要ではないでしょうか。