カイポケでは通所介護事業所における業務効率化をサポートするためにデイタブレットを1台無料で提供しております。
ただ、実際に現場での導入を進めようと思ってもなかなかうまくいかないケースも多いと思います。
そこで、今回は2017年から開催しているデイタブレットの入門セミナーへ参加された２つの事業者様がどのようなきっかけでデイタブレットの活用に思い至ったのか、導入の検討から実際に導入するまでの過程はどうだったのか、得られた成果などについて赤裸々に語っていただきました。
皆様の事業所においてデイタブレットの活用を推進する上での一助となれば幸いです。
事業所紹介
ドリーム株式会社 小規模デイサービス夢
利用者さんの自立と家族負担の軽減を目的とした介護を行っています。例えばバリアフリーな家はすくないので、施設でもわざとバリアフリーにせず、日常生活に近い環境を用意することで、より再現度の高い改善を目指しています。
今回は、代表の森田様と、セミナーに参加し、デイタブレットを中心的に利用されている木地様にお話を伺いました。
森田様 
木地様
カイポケ
Q. ではさっそく...。デイタブレットミニセミナー参加のきっかけは何だったのでしょうか？
森田様
A. 元々部分的に介護記録などを使っていましたが、使いこなしているというレベルではありませんでした。そんな折、セミナーの開催を知り、より本格的に使うようにしようと思って参加申し込みしました。
カイポケ
Q. 実際にセミナーに参加していかがでしたか？
木地様
A. 一括入力や表示する記録項目の変更、初期値設定や細かい項目の入力方法など、より自分の事業所の実態に合わせた設定ができると知りました。 また、雛形文章や音声入力など、より入力作業を楽にする方法も知ることができましたので、さらに業務効率化を進めることができるイメージがわきました。
カイポケ
Q. セミナーから1ヶ月経ちましたが、いかがですか？
森田様
A. 現在数人でタブレットでの入力を行っています。一部の人はだいぶ使えるようになりました。 一方で、介護職員は30～40代が中心ですが、元々仕事でPCをバリバリ使う人は少ないので全員が使いこなす状態になるには少し苦労しています。
木地様
A. 初期値設定など細かい設定についてはやり方を忘れてしまっていたところもあるので、いきなり全部をやりきろうとせずに基本の設定から少しずつカスタマイズして慣れていくようにしています。
Good！ 元々触っていた人の業務効率化。
Bad... でも、全員が使いこなせる状態ではない。
カイポケ
Q. セミナーから3ヶ月経ちましたが、その後、一部の方だけでなく、みなさんで使いこなせていますか？
木地様
A. はい、かなりのスタッフがタブレットでの入力ができるようになりました。また、表示列設定や初期値設定など、自分の事業所に合わせた項目の設定も行うようになり、入力業務自体は最初の頃に比べてさらに楽になりました。
森田様
A. タブレットは帳票だけでなく、利用者様の状態を写真に収めて保存するなど記録媒体として活用しております。
Clear！多くのスタッフが使いこなせるように
自事業所に合わせたカスタマイズ設定で更なる効率化！
Q. それでは最後に、今後の展望やカイポケ会員の皆様へのコメントをお願いいたします。
A. デイタブレットを活用することで、画像、映像やデータ表が短時間で作成する事ができるようになります。それにより、記録業務の効率化だけでなく、デイタブレットに収められている情報を利用することで、利用者様の状態や機能訓練での評価、またレクレーションでの状況をケアマネジャーや本人様、及びご家族様に対し、根拠ある説明が明確にできるようになっていくと思います。
事業所紹介
株式会社小山北大阪 箕面桜デイサービス
利用者さんと従業員の双方が「常に笑顔でおおらかに幸せであれ」ということを理念としています。まず従業員が充足されていることで、利用者さんに対して笑顔で接する、利用者視点に立ったサービス提供が可能になると考えています。
今回は、代表の小山様と、相談員でデイタブレットの利用指導を担当されている尾崎様にお話を伺いました。
小山様 
尾崎様
カイポケ
Q. デイタブレットミニセミナー参加のきっかけは何だったのでしょうか？
小山様
A. タブレットを活用する前は毎日15時から介護職員と看護士が記録業務にかかりきりになっており、そのため現場が手薄になり残業が常態化しておりました。そのため、現場に対してタブレットでの記録を行うよう促しておりましたが、現場ではタブレットの利用をためらう声も多く、なかなかタブレットの利用には至っておりませんでした。ただ、このままではいけないと思っていたところでデイタブレットの入門セミナーの開催を知り、これを気に本格的に活用しようと決意し、職員にセミナーに参加してもらいました。
Bad... 記録業務に追われながらも、新しい取り組みに対する不安...
カイポケ
Q. 実際にセミナーに参加していかがでしたか？
尾崎様
A. セミナーに参加して実際にタブレットを触ってみたところ、思ったよりも簡単に操作・記録ができること、また記録作業が楽になることがイメージできて実際の現場でも活用できると確信しました。 セミナーには3名で参加したのでその3人が先生となり、先生が1名入るシフトを作って他の人にタブレットの指導・利用機会を作って理解を進めるようにしました。
Good！不安が払拭され、皆で学べる体制づくりへ。
カイポケ
Q. セミナーから1ヶ月経ちましたが、いかがですか？
小山様
A. 元々介護職員と看護士が毎日15時以降記録業務にかかりきりだったのですが、タブレットを使い始めて1ヶ月でほぼ全員が随時記録できるほど慣れ、転記・確認作業がなくなりました。その結果、既に1日4～5時間労働時間が減っています！
尾崎様
A. タブレットを導入してからまだ請求期間を迎えていないので、記録ミスや想定していないミス等がないかだけが少し不安ですね。
Bad... きちんとOJTは行ったものの、やはり記録方法の変更は不安も...
カイポケ
Q. セミナーから3ヶ月、ご利用状況はいかがでしょうか？
小山様
A. タブレットでの記録がほぼ定着化しています。タブレット運用開始後初回の請求期間も、返戻が増えたりするなどの問題があるかと心配していていましたがそんなことはありませんでした。転記作業が減った結果、事務員にも余裕ができて能動的にチェックしてくれるようになり、現場の確認負担がさらに減るという好循環が生まれています。
尾崎様
A. 記録業務の時間が減った分、現場のシフトも厚くなり職員の負担が全体的に減ったように思います。私は子どもがいるので時間通りに退社する必要があるのですが、これまでは残業を他の人に任せて退社することに罪悪感を感じていましたが、みんなが時間通りに帰れるようになったことで職場の雰囲気も良くなったと感じます。
Clear！タブレットの定着が業務効率化へと繋がり、時間と心の余裕から職場の雰囲気まで変化！
Q. それでは最後に、今後の展望やカイポケ会員の皆様へのコメントをお願いいたします。
A.デイタブレットを活用することで、記録業務を大幅に削減することができました。単純な残業時間の削減だけでなく、事務員さんの時間を確保できることによるミス軽減や、職員のライフワークバランスが担保できるようになるなど、職場の雰囲気が良くなったように感じます。 現在はタブレット1台で運用していますが、担当者会議などで資料を収めた記録媒体および共有のためにもう1台タブレットを導入することで、情報共有がよりスムーズになりそうだなと思っております。
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